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工程科技檔案管理的功能及利用價值

來源:UC論文網2019-05-17 09:53

摘要:

  【內容提要】工程科技檔案是珍貴的科學技術資源,是傳承城市人類文明的栽體,是國家寶貴的歷史文化財富,是建設工程項目全過程的原始、真實記錄。在社會主義現代化建設中,工程科技檔案對于促進科技,生產的發展和社會生產力的提高,具有重要的歷史查考價值和現實利用價值的作用。做好工程科技檔案的管理工作關鍵在于人,利用網絡信息化技術充分  發揮人的潛力,使之能更好地為工程科技檔案事業服務。  【關鍵詞】工程科技...

  【內容提要】工程科技檔案是珍貴的科學技術資源,是傳承城市人類文明的栽體,是國家寶貴的歷史文化財富,是建設工程項目全過程的原始、真實記錄。在社會主義現代化建設中,工程科技檔案對于促進科技,生產的發展和社會生產力的提高,具有重要的歷史查考價值和現實利用價值的作用。做好工程科技檔案的管理工作關鍵在于人,利用網絡信息化技術充分


  發揮人的潛力,使之能更好地為工程科技檔案事業服務。


  【關鍵詞】工程科技檔案;管理;以人為本;網絡信息化技術;功能


  中圖分類號:G271文獻標識碼:A


  1.工程科技檔案管理的意義


  工程科技檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價


  值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體,是建設項目全過程的原始、真實記錄,是寶貴的信息資源,是一座豐富的知識寶庫,是城市建設的一種潛在的生產力,在城市建設各項活動中起著非常重要的作用。


  ⑴工程科技檔案是積累城市建設經驗,進行城市建設技術儲備的手段,是城市建設活


  動的產物。城市建設活動的成果不外乎兩個方面:一是建筑物實體,一是工程科技檔案。工程科技檔案真實記錄了建設生產活動的全過程,記載了人們的工程思想、技術、經濟。因此它是儲備工程技術、工程經驗的工具和手段。對一個城市、一個地區來說,如果它擁有質量較高、數量較多的工程科技檔案資料,就在一定程度上標志著它有比較雄厚的工程技術基礎。反之,它的城市建設就會遇到很多困難。


  ⑵工程科技檔案是進行城市規劃工作的基礎。城市規劃就是對城市或城市中各種要素,


  根據城市的現狀、條件和基礎、特色、各方面的動態變化因素進行全面的、綜合的、科學的、長遠的預測和設想。通過論證、編制規劃方案付諸實施。《中華人民共和國城市規劃法》明確規定,城市規劃的編制應當依據國民經濟和社會發展計劃以及當地的自然環境、資源條件、歷史情況、現狀特點統籌兼顧,綜合布置。在城市規劃中不僅形成了大量的工程科技檔案,而且工程科技檔案又是城市規劃的重要基礎。


  ⑶工程科技檔案是城市建設和管理的重要依據。現代化城市是一個綜合的、整體的概


  念,它包括的內容很廣泛、很復雜。由于經濟和社會的發展,現在的小城鎮,幾年、十幾年后將建設成為初具規劃的城市,甚至成為舉世矚目的大都市。隨著城市現代化進程的加快,各地城市及城鄉結合的規劃工程的檔案利用率越來越高,除現有的各種管線外,地下建筑物、構筑物等各種隱蔽工程越來越多,而對這些工程的維護、管理、改建、擴建,單靠所謂的活檔案----人的記憶是不行的。人會變化,要調動、要衰老,記憶力要衰退、要死亡,而工程科技檔案則是城市建設科學資源儲備的寶庫,是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程科技檔案為依據,才能進行科學的規劃、建設和管理,才能克服盲目性,避免浪費和損失。


  ⑷工程科技檔案是城市防災、減災和國家維穩重建的重要依據。在1976年唐山大地震


  后的城市基礎設施的搶修、重建;在國家維穩和打擊恐怖分子的決策中工程科技檔案均發揮了重要作用。


  實踐證明,如果能合理、充分利用工程科技檔案,就可以對城市進行合理開發,保證工程建設的合理設計、施工并充分發揮投資效益,對于促進科技,生產的發展和社會生產力的提高,具有重要的歷史查考價值和現實利用價值。


  2.檔案管理工作部分環節的質量目標及實現


  隨著市場經濟的不斷發展,檔案工作在經濟社會中的重要作用和重視程度得到不斷提升,針對我院各類文檔數量的不斷增多,網絡媒體的信息化傳播,對檔案管理工作中部分環節的質量目標及其實現提出了新的更高要求。


  ⑴工程科技檔案的質量問題及對策。


  工程科技檔案如實的反映了工程建設管理的全過程,是工程建設每個階段中各項計劃、決策的重要憑證和依據,主要形式有文字、圖表、聲像等,對工程建設安全運行和充分發揮效益至關重要。其工程科技檔案的質量問題和主要原因有:


  1.1檔案文件原件不齊全。工程勘察設計單位的檔案人員不重視管理文件的收集、整理,有些工程文件多數是復印件,這很可能導致勞資糾紛。


  1.2野外原始記錄、工程質量評定表書寫筆跡不規范。野外原始記錄(文字和圖表)、工程質量評定表等書寫筆跡龍飛鳳舞、隨意涂改,簽證筆記混亂(有用純藍墨水、藍黑墨水、圓珠筆、鉛筆等),給后期外業驗收、竣工文件編制工作帶來困難。


  1.3野外原始記錄、工程施工質量評定表簽證不規范。野外原始記錄、分部工程和單位工程的施工質量評定表中項目技術負責人與項目經理沒有簽名,監理工程師與總監也沒有簽名,沒有填寫野外原始記錄、工程質量評定意見和評定時間。部分質量評定表、野外原始記錄中的單元、分部、單位工程名稱不統一、樁號、高程、工程量等與實際不符。


  1.4工程驗收鑒定書內容描述不清楚,格式不合要求。部分工程驗收鑒定書內容描述過于簡單,交代不清,存在缺項。此外,A4、16開、32開等紙張規格不同程度的混用,頁面的上下左右邊設置不合理,無法統一規范裝訂組卷。


  以上工程科技檔案的質量問題主要原因是:1.1工程建設人員檔案意識薄弱,對工程檔案質量的檢查把關不嚴;1.2工程檔案文件標準、規范學習培訓不力;1.3檔案管理制度沒有嚴格執行。


  因此,工程科技檔案不僅對工程施工質量的評定、驗收等方面起著十分現實作用,而且為工程投產后運行、維護、管理、改擴建和技改等方面提供重要的依據,本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的宗旨,我們應該大力提高工程科技檔案質量意識;建立健全工程科技檔案管理制度,落實專人負責;提高工程科技檔案編制人員的業務水平;把工程科技檔案的質量納入工程質量管理程序;做到歸檔工程文件立卷符合有關規定,資料分類科學化,檔案工作標準化。


  ⑵工程科技檔案管理的鑒定工作及實現。


  檔案管理的鑒定工作是檔案管理工作中八個環節之一的重要內容,貫穿于檔案工作的全過程,直接關系到檔案文件保管期限的確定及檔案的存毀命運,是鑒別檔案真偽和判定檔案價值的活動。經過多年從事檔案工作的經驗和分析,首先我們對檔案鑒定工作的認識和實踐存在著一定的局限性,具體表現在如下方面:


  1.對檔案文件材料的準確性鑒定的缺少。檔案是工作活動的原始記錄,但不一定是真實的記錄,這是因為人們受到客觀條件的限制或主觀認識的干擾,有時不能全面反映歷史真實,夸大、縮小或歪曲歷史事實。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內容,但有責任也有義務對其進行鑒別、評價、以指導利用者。


  2.對歸檔材料的完整性鑒定的缺乏。檔案材料的歸檔,是由工程參于者(檔案形成者)和專業的檔案工作人員共同完成。由此產生歸檔材料門類不全、歸檔部門不全、歸檔文件材料不完整,檔案工作者應該對其進行鑒別評價,總結經驗教訓,以便管理工作中采取必要措施,減少此類現象。


  3.對檔案的珍貴程度進行評定的忽視。目前對檔案價值的評定多是用保管期限來表示,保管期限分短期,長期,永久。而保管期限所體現的價值是相對價值。一份具體的檔案材料應當有個全面而不是單項的、歷史而不是階段性的價值評定。因為在一個不同檔案會在不同的檔案室或檔案館有著不一樣的保管期限,這樣全面歷史的評定即有利于有重點地搶救和保護珍貴檔案,也利于準確的評定檔案館的檔次和地位,使國家本來有限的檔案經費用到最需要的地方。


  其次,在檔案鑒定工作中容易出現的問題與威脅。一是對檔案鑒定工作存在畏懼,許多檔案部門不愿或是不敢開展到期檔案的鑒定銷毀工作,怕一旦出錯后果嚴重;二是造成檔案庫存膨脹和庫容膨脹,有價值和沒價值的檔案堆放在一起,或將檔案堆放在其他部門或臨時場所,不僅影響新檔案的接收,還會出現檔案的丟失、竊取,使國家秘密檔案暴露,對國家造成危害。


  第三針對檔案鑒定人員是由工程的參于者(檔案形成者)和專業的檔案工作人員組成,


  必須堅持在檔案價值鑒定的管理工作原則是堅持從國家和人民的整體利益出發衡量檔案價值,堅持全面的觀點,堅持歷史的觀點。


  總之,做為工程科技檔案管理者,在檔案管理的鑒定工作中,一是盡量的保管好應該保管的檔案,二是確保檔案的真實可靠,三是區分重要與相對次要的檔案,使檔案保管機構的人力、物力和財力能夠充分發揮作用。


  3.做好工程科技檔案管理工作的落實


  工程科技檔案管理的目的和重要性,要求我們必須做好工程科技檔案管理工作和落實。


  做好管理工作首先要從管理本身的四個基本特征出發:即管理的載體是組織,管理的主體是管理者,管理的任務是設計和維持一種環境,管理的核心是處理好人際關系,而人是管理的第一要素。


  ⑴要完善法規,依法治檔。依據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市


  規劃法》、《建設工程檔案管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等編制了適合我院的有關建設工程科技檔案管理的各項規定。各項規定明確了三項制度:即檔案預驗收制度、檔案進館時限制度和檔案執法制度,將檔案的預驗收、備案、報送時限和執法要求以政府令的形式納入規劃、建設、管理程序中,從根本上保證了工程檔案的內在質量和外在質量。因此在工程科技檔案管理中要認真學習、貫徹落實各項規定,提高大家的思想素質和理論水平,逐步完善規范各種制度,理順各種程序,嚴格把關。


  ⑵詳實的業務規范是從事工程科技檔案管理工作的行動指南。俗話說沒有規矩不成方圓,一些無形的道德底線規范著我們生活的方方面面,而對“檔案”這樣有形的、原始的、真實的依據性文件更需要一個統一的、順應社會發展和變革的標準來指導我們的行動。我們根據工作中長期使用的國標、行標編制了適合我院的各項建設工程科技文件檔案管理的各項規定、制度,將各項建設工程文件歸檔進行聲像檔案整理、電子檔案信息著錄、檔案信息整理等統一到規定、制度中。這樣符合城市現代化發展、數字化建設的需要,順應時代發展潮流,使之更具操作性和前瞻性,實現工程科技檔案館由微觀操作向宏觀管理的轉變,為我院信息現代化管理夯實基礎。


  ⑶“以人為本”,充分發揮人的主觀能動性,做好工程科技檔案的管理工作。一是加


  強對工程科技檔案法律、法規、標準的宣傳工作,提高全社會的檔案意識和法律意識。隨著經濟社會不斷發展,檔案信息傳播的網絡環境日新月異,在檔案信息的傳播過程中,檔案工作者充當著傳播者的角色。在提升檔案工作者的信息素養的同時,不斷自覺接受教育和培訓,增強自身的文化素養、信息技能和信息意識能力。我們要充分采集工程建設的有效信息,利用網絡信息化技術等各種宣傳渠道及時將工程科技檔案的有關信息在我院進行全面傳播,特別是建立安全的院內網絡信息共享平臺---工程科技檔案專業網站(如:開展檔案信息網上借閱服務、舉辦網上檔案展覽、檔案信息咨詢服務等),明確相關的法律、法規以及各自的職責,讓大家都來了解它、關注它、重視它,熟悉并能很好地掌握它,通過人機互通,實現網絡交流,及時溝通信息、加強反饋控制,完善工程科技檔案信息化系統的目標管理及實現工作。二是以人為本,培養一支高素質的檔案管理專業隊伍。這就要求對內,工程科技檔案管理人員要定期參加專業理論學習,懂技術、會管理、業務精,并取得相應的管理資質、持證上崗;對外,定期舉辦工程科技檔案管理的集中業務培訓,做好各種文件、標準的院內安全網絡信息講解、培訓工作。實踐證明,集中業務培訓是做好工程科技檔案管理工作的重要途徑和有效措施,它時間短、見效快、針對性強、覆蓋而廣,能大大提高建設勘察設計單位和施工技術人員的業務素質和對工程科技檔案的管理能力,對工程科技檔案管理的標準化、規范化起到積極的促進作用。三是深入現場,做好對重點工程建設項目檔案管理的服務工作。重點工程建設項目是城市經濟發展和社會進步的重要基礎設施,也是發揮城市多功能作用的關鍵,它關系到國計民生,又體現著城市的現代化水平。在主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時,還要對登記在冊的重點工程項目進行清查、摸底,分析研究,積極探索,創出新路子。四是注重對工程科技檔案信息的反饋。城市建設日新月異,對工程科技檔案的管理也必須與城市建設相配套,要想做好這方面的銜接,就要深入工作實際,了解工程狀況,及時掌握最新動態,即新的項目采用了哪些新技術、新方式,減少了哪些工作環節,同時有改進了哪些工藝,增加了哪些程序,形成了那些與之配套的新的表格資料,及時將相關的信息從基層反饋到管理層,并通過匯總、提煉再補充到相應的規范中,進一步做好對工程科技檔案的管理。


  綜上所述,做好工程科技檔案的管理工作關鍵在于人,充分發揮人的潛力,使之能更好地為工程科技檔案事業服務。


  通過對工程科技檔案的管理、編研、開發和利用,必將轉化為直接的生產力,推動城市建設發展,為社會創造更多的財富。

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